Voortrekkersrol landelijke visitaties omgevingsdiensten
Als programmaleider Visitaties reisde onze collega Gertjan Guis de afgelopen jaren het hele land door om de 28 Nederlandse omgevingsdiensten te visiteren. Het doel? In kaart brengen wat goed gaat en wat verder doorontwikkeld moet worden. Alle bevindingen worden uiteindelijk in een Rode draden rapport verwerkt.
Wat zijn visitaties?
“Visitatie is een toetsingsinstrument waarbij het visitatieteam, op basis van interviews bij de omgevingsdienst, een beeld krijgt van hoe de omgevingsdienst functioneert. Het belangrijkste voordeel van de visitaties is de kennisuitwisseling tussen omgevingsdiensten,” legt Gertjan uit die voor dit project wordt ingehuurd door Omgevingsdienst NL. “We focussen op leren, ontwikkelen en samenwerken. Tijdens een tweedaagse ‘pressure cooker’ voert het visitatieteam in 12 tot 16 interviews open gesprekken over prestaties, processen en verbetermogelijkheden. Zowel medewerkers en directieleden als bestuurders, ambtelijk opdrachtgevers en ketenpartners nemen deel aan die gesprekken. De visitatiecommissie is nooit exact hetzelfde. Altijd een wisselende samenstelling van personen, maar wel een vaste rolverdeling en een onafhankelijk voorzitter.”
Waarom zijn er visitaties?
In 2023 en 2024 hebben alle 28 omgevingsdiensten in Nederland meegedaan aan het visitatieprogramma. Dit was onderdeel van het Interbestuurlijk Programma om de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) te verbeteren. Omgevingsdienst de Vallei (OddV) heeft bij het opzetten van deze visitaties een voortrekkersrol gespeeld. Vooral bij het creëren van draagvlak. De toegevoegde waarde van visiteren werd in het begin niet door iedereen gezien. “Daar heb ik mij samen met collega’s bij OddV en andere omgevingsdiensten hard voor gemaakt,” geeft Gertjan aan.
Wat is jouw rol als programmaleider Visitaties?
Als programmaleider heeft Gertjan een veelzijdige rol in het visitatieproces. “Mijn taak is ervoor te zorgen dat alles geregeld wordt, zoals de planning van de visitaties, de samenstelling van de visitatieteams, en dat de toetsing inhoudelijk verloopt zoals we willen,” legt Gertjan uit. Hij is bij elke visitatie aanwezig om mee te kijken, sturing te geven en zelf ook vragen te stellen tijdens interviews. Hij stemt vooraf met de omgevingsdienst af welke interviews afgenomen worden en met welke deelnemers. “Hoewel ik het visiteren niet heb bedacht, was ik vanaf het begin betrokken bij de ontwikkeling van het landelijke toetsingskader en plan,” voegt hij toe. “Het is mooi dat we dit nu landelijk hebben opgepakt. We hebben dankbaar gebruik gemaakt van de aanpak die de veiligheidsregio’s al hadden toegepast en van de motivatie die er vanuit een aantal omgevingsdiensten was om te gaan visiteren.”
Wat vindt Gertjan van zijn rol als programmaleider?
Gertjan vertelt enthousiast over zijn rol als programmaleider: “Ik vind het heel mooi om dit programma te trekken en uit te voeren. Het is een intensief proces, maar het levert waardevolle inzichten op. Ik ben ervan overtuigd dat visitatie een krachtig instrument is om inzicht te geven in wat goed gaat en wat beter moet.” Wat hem extra motiveert, is dat zoveel partijen het programma omarmen en er hun voordeel mee kunnen doen. “Dit visitatieprogramma is in nauwe samenwerking met het Interbestuurlijk programma VTH (IBP-VTH) uitgevoerd. Het heeft invloed op het hele land en de verbeterkansen die we signaleren hebben veel raakvlakken met de IBP-thema’s, dus het gaat wel ergens over,” legt hij uit.
Ondanks uitdagingen en kritische reacties bleef Gertjan gedreven: “Gaandeweg was het een uitdaging om de processen op de rails te houden. Er zijn vrij veel mensen bij betrokken, zowel aan de kant van de omgevingsdienst als het visitatieteam. Als er bijvoorbeeld mensen niet kunnen op de dag van een visitatie heb je een probleem. Bovendien is het proces per visitatie bewerkelijk en heeft een vrij lange doorlooptijd. Het proces start namelijk drie maanden voor het visitatiebezoek en loopt door tot het delen van het definitieve rapport.”
“We hebben 28 visitaties gedaan in 27 maanden wat betekent dat er steeds een fors aantal processen min of meer parallel liepen. Het laat zien hoe super de deelname en betrokkenheid van iedereen was om dit mogelijk te maken.” Nu het visitatieprogramma bijna is afgerond, put hij energie uit de volgende stappen: “We willen vanuit Omgevingsdienst NL als koepel inzetten op een goed Rode draden rapport, de visitatiemethodiek verder ontwikkelen, de opvolging aanjagen en de samenwerking opzoeken.”
Waar staan de resultaten?
Omgevingsdienst NL rapporteert hoe het staat met de VTH-taakuitvoering in Nederland door de omgevingsdiensten. Dat doet ze door een Rode draden rapport. “Elke visitatie leidt tot een visitatierapport met sterke punten en aanbevelingen. Het rapport wordt eerst gedeeld met de omgevingsdienst zelf zodat deze met haar bestuur in gesprek kan gaan over het op te stellen verbeterplan. Later wordt het rapport openbaar gemaakt via de website van Omgevingsdienst NL.”
“De omgevingsdiensten nemen de visitaties serieus en laten graag laten zien hoe ze de verbeteracties oppakken,” benadrukt Gertjan. “Het Rode draden rapport geeft daarmee een landelijk beeld van hoe de omgevingsdiensten ervoor staan en waar de (gezamenlijke) verbeterkansen zitten. Deze Rode dradenrapportage wordt gedeeld met de staatssecretaris, IPO en VNG.”
Hoe is een visitatieteam samengesteld?
De visitatieteams bestaan naast twee directeuren uit medewerkers van verschillende omgevingsdiensten, zoals een adviseur kwaliteit of manager bedrijfsvoering. In de afgelopen twee jaar hebben 38 medewerkers van omgevingsdiensten deelgenomen aan een of meerdere visitatiecommissies. “Ik hoor heel vaak dat ze het erg leuk, leerzaam en inspirerend vonden. Ook de omgevingsdienst die gevisiteerd wordt geeft elke keer aan dat het proces van zelfevaluatie en interviews heel leerzaam was. Het is visiteren voor en door omgevingsdiensten,” zegt Gertjan.
Wat zijn de toekomstplannen?
Nu alle omgevingsdiensten zijn gevisiteerd, richt Gertjan zich op de vervolgstappen. “We zijn bezig met het monitoren van de voortgang van de verbeterplannen en het stimuleren van de omgevingsdiensten om deze plannen uit te voeren,” vertelt Gertjan. “We houden goed contact met alle omgevingsdiensten om te zien wat de acties zijn die lopen en hoe we elkaar kunnen ondersteunen in dit verbeterproces. Daarnaast blijven we doorgaan met visiteren. De globale planning voor de volgende visitaties in 2026, 2027 en 2028 is rond.”
Meer weten?
Neem contact op met Gertjan Guis.
Video over visitaties
In deze video gaan Magdeleen Sturm (directeur IBP VTH), Robert Mout (deelprojectleider pijler 6 VTH) en Gertjan Guis dieper in op de monitoring van de kwaliteit van het milieutoezicht en visitaties.
Bovenstaand artikel is onderdeel van de nieuwsbrief die wij sturen naar onze partners. OddV is volop in beweging maar dat is niet altijd zichtbaar voor de partners. Via een nieuwsbrief informeren we partners over relevante ontwikkelingen, projecten en samenwerkingen.